Banii mari iau ochii repede, mai ales când vezi un buget de 15.000€ pentru un MVP ce părea să dureze vreo 10 săptămâni. Luna trecută am făcut ceva ce nu mai făcusem de prin 2021: am trimis înapoi avansul încasat și am închis definitiv discuția după doar 45 de minute de kickoff. Câștigi mult mai mult când înveți să spui "nu" la momentul potrivit decât când tragi de tine într-un proiect toxic.
Cum arăta proiectul pe hârtie
La prima vedere, totul suna excelent. Clientul, un retailer din zona industrială, voia o platformă B2B personalizată pentru comenzile clienților mari. Brief-ul inițial avea doar 4 pagini, scopul părea clar, iar bugetul de 15.000€ era fix pe măsura efortului pe care îl estimasem eu la aproximativ 180-200 de ore de muncă.
Semnasem contractul, primisem un avans de 20% (3.000€) și urma să avem prima ședință de aliniere tehnică. În mintea mea, totul trebuia să fie un kickoff standard de o oră în care stabilim mediul de hosting, fluxul de Git și primele sarcini din sprint.
Cele 3 red flag-uri mari din prima jumătate de oră
Când am intrat pe Zoom, în loc de fondatorul cu care negociasem inițial, m-am trezit cu o sală plină: 7 persoane. Doi PM-i interni, un consultant extern pe procese, un "Head of Digital Transformation" proaspăt angajat și doi oameni de la vânzări.
Aici au început problemele reale:
- Zero decizie unică: Când am întrebat cine își asumă sign-off-ul pe cerințe, PM-ul 1 a zis că el, iar Head of Digital l-a tăiat scurt zicând că "toate schimbările majore trec prin comitetul nostru săptămânal". Într-un proiect cu buget fix, un comitet nedefinit înseamnă scope creep garantat.
- Integrarea invizibilă cu un ERP din 1998: În brief scria "integrare facilă prin API". În kickoff am aflat că ERP-ul lor e un soft customizat pe un server local fără conexiune securizată în exterior, iar echipa lor de IT nu mai există. Răspunsul consultantului? "Păi sunteți senior, rezolvați voi un webhook sau ceva, nu e mare lucru".
- Micro-management mascat: Spre finalul apelului, unul dintre PM-i a menționat lejer: "Noi lucrăm cu rapoarte zilnice de activitate, vrem un call la 8:30 în fiecare dimineață și să folosiți softul nostru de tracking cu screen-capture".
Trade-off-ul sincer: 3.000€ dați înapoi vs. 2 luni de coșmar
Am cerut o pauză de două ore după call ca să-mi adun gândurile. Pe de o parte, erau 15k care îmi acopereau lejer cheltuielile pe vreo trei luni. Pe de altă parte, matematica era simplă: cele 200 de ore estimate inițial aveau să se transforme rapid în 500+ de ore de ședințe sterile, deblocări de infrastructură veche și explicații zilnice la ora 8:30.
Rata mea orară reală ar fi scăzut de la 75€/oră la sub 25€/oră, fără să mai pun la socoteală stresul și nopțile pierdute. Așa că le-am trimis un email scurt, politicos, în care le-am explicat că dinamicile lor interne și cerințele tehnice depășesc cadrul agreat inițial pentru un contract de tip fixed-price. Am procesat refund-ul celor 3.000€ în aceeași zi.
Am regretat decizia? Nicio secundă. În timpul rămas liber am preluat două refactoring-uri mai mici pentru clienți existenți, unde am lucrat relaxat și am obținut aproape același venit fără pic de dramă. Banii pierduți pe moment se întorc, dar sănătatea mintală și timpul consumat pe proiecte eșuate din fașă nu ți le mai dă nimeni înapoi.
Voi ce red flag-uri aveți la prima ședință cu un client nou? Cât de repede ziceți pas când simțiți că un proiect începe să o ia razna?